facturación para autónomos
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¿Sabes hacer una FACTURA? Guía I

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Introducción a la facturación para autónomos: guía completa

 

Continuamos explorando el mundo de los autónomos. Hoy trataremos en profundidad las facturas: qué son, cómo y cuándo realizarlas y sus elementos clave. En las próximas entradas, trataremos la factura simplificada y el ticket, la factura electrónica, el duplicado de factura, los tipos de factura y las novedades más recientes sobre la obligación de la factura electrónica.

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No te pierdas nuestra Guía Básica de Autónomos, donde ofrecemos información esencial sobre los aspectos clave para gestionar tu negocio de manera efectiva. Nuestra guía está diseñada para ayudarte a navegar por el complejo mundo del trabajo por cuenta propia.

Qué es una factura

 

Empecemos por lo básico, ¿Qué es exactamente una factura?

Una factura es un documento de carácter mercantil que recoge la información relativa a una transacción o compra-venta de bienes o servicios. Cuando te planteas cómo hacer una factura, lo primero que debes saber es que la normativa aplicable es el Reglamento de Facturación y que, conforme a la misma, los autónomos y las pymes deben emitir facturas por cada trabajo realizado. Más abajo te ampliamos la información al respecto.

Cómo hacer una factura

 

El sistema tradicional era la factura en papel que se remitía por correo postal o se entregaba en el establecimiento al cliente, muchas veces hecha a mano sobre un libro en papel de facturas. Con la informatización de los negocios se generalizaron las facturas hechas en Word o Excel y que muchas veces se remitían al cliente en PDF por email.

Elementos a que debemos incluir en una factura

 

  • Número y serie: La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Pueden existir series separadas en los siguientes casos: varios establecimientos, operaciones de distinta naturaleza o facturas rectificativas. Normalmente se inicia una serie nueva para cada año.
  • Fecha de expedición: La fecha en que se emite la factura.
  • Nombre y apellidos o razón social: Tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Número de identificación fiscal (NIF): Atribuido por la Administración española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura.
  • Domicilio: Tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
  • Descripción de las operaciones: Consignando todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del impuesto, es decir, el importe total de la contraprestación, correspondiente a aquellas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.
  • Tipo impositivo del IVA y del recargo de equivalencia si procede: Así como el porcentaje de retención en el IRPF igualmente si es que procede, como ocurre con los profesionales autónomos que pueden aplicar retenciones del 5% y 7%.
  • Cuota tributaria: Que, en su caso, se repercuta, que deberá indicarse por separado.
  • Importe total a pagar: La suma total de la factura.
  • Fecha de las operaciones: En la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

Cuándo emitir una factura

 

No solo se trata de saber cómo hacer una factura sino de conocer cuándo estás obligado a ello. Como empresario o profesional autónomo tienes la obligación de expedir y entregar factura, u otros justificantes, por las operaciones que realizas durante tu actividad.

No olvides que siempre tienes que conservar una copia del documento que entregues. Es decir, debes estar dado de alta en Hacienda para emitir facturas. También estás obligado a conservar todas las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales.

Es obligatorio que en la entrega de bienes y en la prestación de servicios emitas y conserves las facturas en las que se recojan las operaciones del IVA que conlleva tu actividad (la obligatoriedad se extiende también a aquellas que no están sujetas al impuesto y las sujetas pero exentas) e igualmente si te acoges a un régimen especial de IVA.

En algunos regímenes especiales de IVA, en principio no es necesario emitir facturas, dando lugar a las siguientes excepciones que afectan fundamentalmente a las operaciones con particulares:

  • Son operaciones exentas de IVA (no confundir con operaciones no sujetas a IVA).
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial del recargo de equivalencia.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en régimen simplificado del IVA, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.
  • Las realizadas por empresarios o profesionales en el régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

Siempre estás obligado a emitir factura cuando el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal y cuando tu cliente te la exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Ejemplo de factura

 

Pongamos un ejemplo de factura ordinaria.

Por un lado, distinguimos la fecha de emisión de la factura y su vencimiento. El coste de la factura consta del precio de dos cursos y de un dron con cámara. Al importe bruto de estos elementos hay que sumarle el 21% del IVA y se resta la retención de IRPF si procede. La liquidación del IVA le corresponde a la empresa que emite la factura.

La factura sería la siguiente:

5 ejemplos prácticos para hacer tus facturas

Cuál es el plazo para emitir una factura

 

Las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos en el momento de realizarse la operación. No obstante, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal deberán expedirse dentro del plazo de un mes contado a partir del citado momento. En todo caso, las facturas o documentos sustitutivos deberán ser expedidos antes del día 16 del mes siguiente al periodo de liquidación del impuesto en el curso del cual se hayan realizado las operaciones.

Mantente pendiente a nuestras próximas entradas donde explicaremos que es la factura simplificada y el ticket, la factura electrónica, el duplicado de factura, los tipos de factura y las novedades de 2024 sobre la obligación de la factura electrónica.

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